Многие пользователи сервиса ведут учет для нескольких организаций. Это можно делать по-разному:

• вести учет для нескольких организаций в одной базе;
• или вести учет для каждой организации в отдельной базе.

Как лучше поступить? В настоящей статье мы постараемся ответить на этот вопрос.

Учет в отдельных приложениях (базах)

Если организации никак не связаны между собой, то учёт по ним лучше вести в разных приложениях (базах).

Преимущества

• Можно легко сохранить или передать данные по каждой организации — достаточно выгрузить данные базы (приложения) в файл (см. статью по ссылке).
• Если учет по организации больше вести не нужно, достаточно удалить ее базу.

Недостатки

• Если организаций много, может понадобиться приобрести подписку на дополнительные базы.
• Одинаковые контрагенты, одинаковые позиции номенклатуры и т.п. нужно будет вводить в базу каждой организации, где используется этот контрагент или позиция номенклатуры.

Учет в одном приложении (одной базе)

Многие прикладные решения сервиса 1cfresh.com позволяют вести учет по нескольким организациям. Например:

• в 1С:Бухгалтерии предприятия для этого нужно выбрать команды меню Администрирование — Функциональность и установить флажок Учет по нескольким организациям;
• в 1С:Комплексной автоматизации для этого нужно выбрать команды меню НСИ и администрирование — Предприятие и установить флажок Несколько организаций.

Этот вариант рекомендуется в том случае, если организации связаны между собой. Например:

• организации принадлежат одному собственнику или одной группе собственников;
• и/или у этих организаций номенклатура, контрагенты и другая справочная информация в существенной степени совпадают.

Преимущества

• Можно получать сводные отчеты по нескольким организациям.
• Одинаковые контрагенты, одинаковые позиции номенклатуры и т.п. нужно будет вводить только один раз.

Недостатки

• Более сложная настройка (может потребоваться настройка прав пользователей и т.п.).
• Расширения, дополнительные отчеты и обработки, нужные для одной организации, могут быть не нужны и мешать другим организациям.
• Больший размер резервных копий и файлов выгрузки, больше времени потребуется для их формирования.
• Если учет по организации больше вести не нужно, удалить данные по этой организации может быть не просто.

Почему автоматическое удаление данных организации не срабатывает

Некоторые пользователи сервиса ведут учет несвязанных между собой организаций в одной базе. А когда учет по какой-то организации более вести не нужно (например, договор на обслуживание организации закончился), то помечают данные организации на удаление и запускают удаление помеченных объектов. Однако при этом могут удалиться не все помеченные объекты.

Причина в том, что в программах на платформе «1С» есть механизмы, обеспечивающие корректность данных бизнес-приложения. Один из таких механизмов — это контроль ссылочной целостности. Система не позволит удалить какой-либо объект из базы, если на этот объект есть хотя бы одна ссылка.

Например, это может произойти, если:

• в табличной части документа имеются элементы, относящиеся к разным организациям;
• связанные между собой документы/справочники относятся к разным организациям, скажем, Платежное поручение оформлено на одну организацию, а Ведомость (в реквизите платежного поручения) на другую организацию).
• документ содержится как основание в других документах или по нему созданы задачи, и т.д.

Что можно сделать

Если удалить данные по организации необходимо, а при удалении помеченных объектов какие-либо объекты не удалятся, можно:

• вручную удалить из этих объектов все параметры ссылочного типа, все строки табличных частей документов и т.п.
• пометить на удаление объекты (например, картинки, свойства, задачи и др.), которые ссылаются на удаляемые объекты и не нужны для учета по другим организациям.

После чего запустить удаление помеченных на удаление объектов еще раз. Иногда такие действия приходится повторить несколько раз.